Algemene voorwaarden

1.1. Fotograaf: de zelfstandige fotograaf die fotografische diensten aanbiedt.

1.2. Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met de fotograaf.

1.3. Overeenkomst: de fotografieopdracht, bestaande uit de opdrachtbevestiging en deze algemene voorwaarden.

1.4. Fotoshoot: elke fotografische prestatie in studio of op locatie.

1.5. Foto’s: alle digitale en fysieke beelden, bewerkt of onbewerkt.

1.6. Album / stoefboekje: elk gedrukt product dat deel uitmaakt van de overeenkomst.

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, boekingen en overeenkomsten tussen de fotograaf en de klant.

2.2. Afwijkingen zijn enkel geldig indien uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen.

2.3. Door het bevestigen van een boeking verklaart de klant deze algemene voorwaarden gelezen en aanvaard te hebben.

3.1. De overeenkomst komt tot stand na bevestiging van de boeking en, indien van toepassing, betaling van een voorschot.

3.2. De fotograaf behoudt zich het recht voor een boeking te weigeren zonder opgave van redenen.

4.1. De fotograaf voert de opdracht uit naar beste vermogen en conform zijn/haar artistieke visie en stijl.

4.2. De fotograaf heeft het recht de opdracht geheel of gedeeltelijk te laten uitvoeren door een derde, mits voorafgaande kennisgeving aan de klant.

4.3. Indien de klant opteert voor een combinatie foto en video via Cathy Roels Photography, dan zal de video-opdracht uitgevoerd worden door een onderaannemer. Deze onderaannemer wordt door Cathy Roels Photography aangesteld.

4.4. De klant erkent dat fotografie/videografie een subjectieve kunstvorm is en dat geen garantie kan worden gegeven op specifieke poses, gezichtsuitdrukkingen of resultaten.

4.5. Bij fotoshoots met minderjarigen blijven ouders of wettelijke vertegenwoordigers volledig verantwoordelijk voor het gedrag, de veiligheid en het welzijn van het kind.

4.6. Bij newborn- en babyshoots staat veiligheid steeds voorop.

• de klant brengt de fotograaf vooraf op de hoogte van eventuele medische bijzonderheden die relevant kunnen zijn voor de veiligheid van de baby tijdens de fotosessie. Bij ziekte van de baby, ouders of fotograaf wordt de sessie kosteloos verplaatst naar een nieuwe datum;
• de fotograaf beslist uitsluitend welke poses veilig zijn. Discussie hierover kan nooit aanleiding geven tot terugbetaling of schadevergoeding;
• de klant zorgt ervoor dat de woning voldoende verwarmd is voor een newbornsessie, tenzij anders overeengekomen;
• de klant voorziet voldoende vrije ruimte zodat de mobiele studio veilig kan worden opgesteld. Indien de fotograaf redelijkerwijze vaststelt dat de locatie onvoldoende veilig of geschikt is om de opdracht uit te voeren, kan de opdracht worden aangepast of stopgezet zonder recht op schadevergoeding. De fotograaf behoudt zich het recht voor de opstelling aan te passen indien de ruimte onvoldoende veilig of geschikt blijkt;
• de klant staat in voor de aanwezigheid van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger gedurende de volledige sessie;
• huisdieren worden tijdens de fotosessie onder controle gehouden zodat de veiligheid van de baby, de fotograaf en het materiaal gewaarborgd blijft.

4.7. Bij opdrachten van minstens 6u zal de klant een maaltijd en dranken voorzien voor de fotograaf en eventuele onderaannemer.

4.8. De aangerekende uren beginnen te lopen op het uur van afspraak. Indien de klant te laat komt, is dit steeds voor rekening van de klant en behoudt de fotograaf het recht om de fotoshoot te beëindigen of voortijdig stop te zetten.

4.9. Verlenging van de opdracht:

• voor fotoshoots (waaronder onder meer zwangerschap-, newborn-, gezin-, communie- en brandingshoots), is een verlenging uitsluitend mogelijk indien de planning van de fotograaf dit toelaat. Verlengingen zijn bedoeld voor onvoorziene omstandigheden en kunnen niet worden gebruikt als alternatief voor het vooraf boeken van een langere sessie. Indien de totale duur overeenkomt met een langer pakket uit de prijslijst, wordt het overeenkomstige pakket aangerekend. Voor een beperkte uitloop die niet leidt tot een hoger pakket wordt een toeslag aangerekend van €55 per begonnen half uur, met een maximale verlenging van één uur;
• voor huwelijksreportages kan de klant op de dag van het huwelijk verzoeken om de reportage te verlengen, voor zover de planning van de fotograaf dit toelaat. De bijkomende uren worden aangerekend aan het uurtarief van de gekozen formule. Elk begonnen uur wordt volledig aangerekend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Enkel het bruidspaar of een vooraf aangeduide contactpersoon kan een verlenging van de reportage vragen. De fotograaf bevestigt ter plaatse of de verlenging mogelijk is.

5.1. De klant is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hemzelf, gezinsleden, kinderen, huisdieren of andere aanwezigen aan het materiaal van de fotograaf, behoudens normale slijtage of overmacht.

5.2. Op locatie is de klant verantwoordelijk voor:

• het verkrijgen van eventuele toelatingen;
• een veilige en toegankelijke locatie ;
• eventuele bijkomende kosten of beperkingen.

5.3 Toegangskosten tot locatie en bijhorende parkeerkosten zijn steeds ten laste van de klant, zowel de toegangskosten/parkeerkosten voor de klant als deze voor de fotograaf en eventueel videograaf.

5.4. De verplaatsingskost, indien van toepassing, bedraagt 0.45€/km voor de fotograaf + 0.45€/km voor de videograaf.

6.1. De prijs van de fotoshoot en eventuele producten is deze vermeld in de opdrachtbevestiging.

6.2. De fotograaf kan een voorschot vragen om de datum te reserveren.

6.3. Betaling dient te gebeuren binnen de termijnen zoals vermeld in de opdrachtbevestiging of, bij gebrek daaraan, uiterlijk op het moment van de fotoshoot, vóór levering van producten of binnen de betaaltermijn vermeld op de factuur.

6.4. Bij niet-tijdige betaling behoudt de fotograaf zich het recht voor de levering van foto’s of producten op te schorten tot volledige betaling van het nog openstaande factuurbedrag bekomen is.

6.5. Betaalde voorschotten zijn niet terugbetaalbaar, behoudens wettelijke uitzonderingen.

6.6. Bij niet-betaling van een factuur door een consument wordt eerst een kosteloze ingebrekestelling verstuurd overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Wetboek Economisch Recht. Indien de klant niet betaalt binnen de daarin vermelde termijn, zijn vanaf het verstrijken van die termijn de wettelijke nalatigheidsinteresten en de wettelijk toegelaten forfaitaire schadevergoeding verschuldigd.

6.7. Bij niet-tijdige betaling behoudt de fotograaf zich het recht voor de uitvoering van lopende overeenkomsten op te schorten en alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar te maken, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

7.1. Betaling kan gebeuren via één van de volgende betaalmiddelen:

• contant (cash);
• mobiel (QR code);
• instant overschrijving;
• op basis van factuur.

7.2. De gekozen betaalwijze wordt bepaald in overleg met de fotograaf.

8.1. Annulatie door de klant:

• tot 14 dagen vóór de fotoshoot: voorschot wordt behouden;
• minder dan 14 dagen vóór de fotoshoot: 50% van het totaalbedrag is verschuldigd;
• minder dan 48 uur vóór de fotoshoot of bij no-show: 100% van het totaalbedrag is verschuldigd.

De fotograaf kan, zonder daartoe verplicht te zijn, afwijken van deze annulatieregeling bij uitzonderlijke omstandigheden.

8.2. Verplaatsing is mogelijk in onderling overleg en afhankelijk van beschikbaarheid.

8.3. Bij annulatie door de fotograaf wegens overmacht worden reeds betaalde bedragen terugbetaald of wordt een nieuwe datum voorgesteld.

8.4. De fotograaf mag een sessie annuleren als de klant niet voldoet aan de gevraagde acties en voorbereiding.

9.1. Overmacht omvat onder meer: ziekte, ongeval, extreme weersomstandigheden, technische defecten, brand, diefstal, overheidsmaatregelen. De fotograaf beslist of de weersomstandigheden toelaten de sessie veilig en kwalitatief uit te voeren. Indien een technisch defect optreedt waardoor een gedeelte van de opdracht niet kan worden uitgevoerd, zal de fotograaf alle redelijke inspanningen leveren om de schade te beperken. De aansprakelijkheid blijft beperkt overeenkomstig artikel 25.

9.2. In geval van overmacht kan de overeenkomst worden opgeschort of ontbonden zonder recht op schadevergoeding.

10.1. De fotograaf bepaalt autonoom welke foto’s worden geleverd. Dubbele foto's, testbeelden, mislukte beelden, foto's met gesloten ogen of technisch minder geslaagde beelden maken geen deel uit van de levering.

10.2. Onbewerkte (RAW) bestanden maken geen deel uit van de overeenkomst en worden niet geleverd.

10.3. Vermelde leveringstermijnen zijn indicatief en niet bindend. Vertraging geeft geen recht op schadevergoeding

10.4. Bij onherstelbaar dataverlies wordt de aansprakelijkheid beperkt tot:

• hernemen van de fotoshoot indien redelijkerwijze mogelijk, of
• terugbetaling van het betaalde bedrag.

11.1. Preview of Sneak Peek (enkel van toepassing bij huwelijksformules)

• in JPG-formaat;
• in de kleurenruimte sRGB;
• via mail binnen de 48 uren na het einde van de foto-opdracht;
• met watermerk of logo

11.2. Digitale foto’s worden geleverd:

• in JPG-formaat;
• in de kleurenruimte sRGB;
• via een online galerij binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de betaling van de fotoshoot; tenzij anders vermeld.
• met watermerk of logo.

11.3. Online galerijen blijven minimum 4 weken beschikbaar en kunnen nadien gearchiveerd worden. De geleverde foto's worden 2 jaar in het archief bewaard, waarna ze verwijderd worden en niet meer kunnen opgevraagd worden. Gearchiveerde foto’s kunnen enkel bijbesteld worden via mail. Hiervoor zal een bijkomende administratiekost van 20€ incl. btw per bestelling aangerekend worden.

11.4. Digitale downloads (inbegrepen of aangekocht) worden steeds geleverd:

• in hoge resolutie met een maximale afmeting van 3600 pixels aan de langste zijde;
• zonder watermerk of logo.

11.5. De klant erkent dat deze resolutie geschikt is voor persoonlijk gebruik en standaard afdrukken.

11.6. Hogere resoluties of andere bestandsformaten worden enkel geleverd na voorafgaande schriftelijke overeenkomst.

11.7. De klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en archiveren van de bestanden.

12.1. Kleurafwijkingen kunnen ontstaan door verschillen in scherminstellingen, printers, papiersoorten of externe afdrukdiensten.

12.2. Indien de klant foto’s zelf afdrukt of laat afdrukken bij derden, kan de fotograaf niet aansprakelijk worden gesteld voor kleur- of kwaliteitsverschillen.

12.3. Dergelijke verschillen geven geen recht op herdruk, terugbetaling of schadevergoeding.

13.1. Indien een stoefboekje of een app deel uitmaakt van de overeenkomst, verzorgt de fotograaf:

• de selectie van de foto’s;
• de lay-out;
• de volgorde en compositie.

13.2. De klant erkent dat het boekje een artistiek product is.

13.3. Beperkte verschillen tussen digitale weergave en drukwerk vormen geen gebrek.

13.4. Wijzigingen op vraag van de klant zijn enkel mogelijk indien vooraf schriftelijk overeengekomen en kunnen aanleiding geven tot een meerprijs.

14.1. De fotograaf biedt naast digitale bestanden ook fotoproducten aan, waaronder maar niet beperkt tot: albums, stoefboekjes, fotodoosjes, wanddecoratie en geschenkartikelen.

14.2. Fotoproducten worden steeds beschouwd als maatwerk in de zin van het Wetboek Economisch Recht en worden uitsluitend geproduceerd na:

• voorafgaand digitaal ontwerp;
• schriftelijk akkoord van de klant;
• volledige voorafbetaling door de klant.

14.3. De fotograaf plaatst pas een bestelling bij de leverancier nadat:

• het ontwerp door de klant uitdrukkelijk werd goedgekeurd;
• en de volledige betaling werd ontvangen.

14.4. De verantwoordelijkheid voor inhoudelijke fouten (zoals namen, data of tekst) in het goedgekeurde ontwerp ligt bij de klant. Na goedkeuring kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht.

14.5. Elke aankoop is bindend: bij aankoop verbindt de klant zich tot de betaling van de aangeduide artikelen.

15.1. Het digitale ontwerp wordt aan de klant bezorgd ter goedkeuring.

15.2. Het ontwerp blijft gedurende 4 maanden na verzending beschikbaar voor feedback.

15.3. Indien de fotograaf binnen deze termijn geen feedback of goedkeuring ontvangt, wordt het ontwerp:

• als vervallen beschouwd;
• verwijderd uit de systemen van de fotograaf.

15.4. In dat geval behoudt de fotograaf zich het recht voor een ontwerpkost van € 50 aan te rekenen.

15.5. Heropstart van het ontwerp na deze termijn vereist:

• een nieuwe ontwerpopdracht;
• en kan aanleiding geven tot bijkomende kosten.

16.1. De prijs van fotoproducten omvat enkel hetgeen uitdrukkelijk werd overeengekomen.

16.2. Verzendkosten worden afzonderlijk aangerekend aan de klant en zijn steeds ten laste van de klant.

16.3. Verzending gebeurt op risico van de klant, conform artikel inzake levering en verzending.

17.1. Indien de klant kiest voor afhaling, dient het fotoproduct binnen 6 maanden na bevestiging van levering afgehaald te worden.

17.2. Na het verstrijken van deze termijn:

• is de fotograaf niet langer verplicht het product te bewaren;
• kan de fotograaf opslagkosten aanrekenen;
• of het product zonder enige compensatie verwijderen.

18.1. Bij een online geboekte fotoshoot geeft de klant uitdrukkelijk toestemming om de uitvoering van de overeenkomst aan te vatten vóór het einde van de herroepingstermijn wanneer de fotoshoot binnen deze termijn plaatsvindt.

18.2. Aangezien fotoproducten maatwerk betreffen, is het herroepingsrecht niet van toepassing, conform artikel VI.53 van het Wetboek Economisch Recht.

18.3. Na goedkeuring van het ontwerp en betaling kan de bestelling niet meer worden geannuleerd.

19.1. Fysieke producten worden verzonden op risico van de klant, tenzij anders overeengekomen.

19.2. De fotograaf is niet aansprakelijk voor vertragingen of schade veroorzaakt door de vervoerder, behoudens wanneer de wet dwingend anders bepaalt.

19.3. Zichtbare schade dient binnen 48 uur na ontvangst via mail gemeld te worden.

20.1. Cadeaubonnen zijn geldig gedurende 12 maanden vanaf de datum van uitgifte, tenzij anders vermeld.

20.2. Cadeaubonnen zijn niet inwisselbaar voor geld en worden niet terugbetaald.

20.3. Cadeaubonnen zijn overdraagbaar.

20.4. De fotoshoot dient binnen de geldigheidsduur geboekt te worden.

20.5. Indien de waarde van de cadeaubon onvoldoende is voor de gekozen dienst, betaalt de klant het verschil.

20.6. Alleen cadeaubonnen met een handtekening van de fotograaf zijn geldig.

20.7. Bij verlies van cadeaubonnen kan de verkoper niet aansprakelijk gesteld worden.

21.1. Alle foto’s blijven eigendom van de fotograaf overeenkomstig Boek XI WER.

21.2. De klant verkrijgt een niet-exclusief, persoonlijk gebruiksrecht.

21.3. Commercieel gebruik is enkel toegestaan na schriftelijke toestemming.

21.4. De fotograaf kan middels een overdracht van auteursrechten of door middel van een tijdelijk gebruiksrecht , een licentie verlenen op haar auteursrechtelijke vermogensrechten. De overdracht van auteursrechten verleent het recht aan de klant om in het kader van zijn activiteiten deze vermogensrechten op volgende wijze te exploiteren:

• het recht om het werk te verspreiden en meedelen aan het publiek in elke context en voor alle uitingen;
• het recht het werk te bewerken of wijzigen in elke context en voor alle uitingen;
• zonder enige beperking van tijd.

Het verlenen van een tijdelijke gebruiksrecht biedt het recht aan de klant om in het kader van zijn activiteiten deze vermogensrechten op volgende vlak te exploiteren:

• het recht het werk te verspreiden en meedelen aan het publiek voor de specifieke context en uitingen zoals overeengekomen tussen de fotograaf en de klant.

22.1. De klant mag foto’s delen op sociale media mits duidelijke naamsvermelding van de fotograaf.

22.2. Het is niet toegestaan:

• foto’s te verkopen;
• foto’s zelf te bewerken;
• foto’s te laten nabewerken door derden;
• filters toe te passen die de stijl wijzigen;
• foto’s te gebruiken voor AI-training, scraping, datasets, generatieve AI, machine learning of geautomatiseerde beeldverwerking.

23.1. De fotograaf mag na akkoord van de klant de foto’s gebruiken voor portfolio, website, sociale media en promotioneel materiaal. De klant kan de toestemming schriftelijk intrekken voor toekomstig gebruik. Reeds gepubliceerd materiaal hoeft niet te worden verwijderd.

24.1. Persoonsgegevens worden verwerkt conform de GDPR-wetgeving.

24.2. Foto’s worden bewaard zolang nodig voor dienstverlening en archivering.

24.3. De klant heeft recht op inzage, correctie en verwijdering, behoudens wettelijke bewaartermijnen.

25.1. De aansprakelijkheid van de fotograaf is beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht, behoudens opzet, zware fout of gevallen waarin de wet een beperking van aansprakelijkheid niet toelaat.

25.2. De fotograaf is niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade.

26.1. Klachten dienen schriftelijk gemeld te worden binnen 7 kalenderdagen na levering.

26.2. Na deze termijn worden de prestaties als aanvaard beschouwd.

26.3. Klachten schorten de betalingsverplichting niet op.

27.1. Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

27.2. In geval van een geschil zijn uitsluitend de Belgische rechtbanken bevoegd. Ten aanzien van consumenten gelden de bevoegdheidsregels zoals bepaald in het Belgische en Europese recht.

28.1. Indien een bepaling ongeldig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.